중소기업을 찾아서(5)/
국내 1위 문서보관 전문기업 통인안전보관(주)(대표이사 김완규)

도난*화재로부터 ‘고객의 중요한 문서를 책임지는 으뜸 기업’

중요한 데이터 안전보관 ‘스캐닝&미디어 시스템’으로 고객 만족서비스 제공

신속한 위탁서류 운*배송으로 금융기관*기업체 250여 곳 활용 ‘꾸준히 증가’

국내 1위 스캐닝&미디어 보관*보안기업

통인안전보관(주)(대표이사 김완규)은 통인익스프레스(주)(해외수출*입 통관, 주한미군물류, 국내*외 이사서비스)와 통인인터내셔널(주)(이사 및 리빙 케어링 서비스) 통인가게(골동품 및 미술품 전시, 판매) 등을 거느린 통인(대표이사 김완규) 계열사 중 하나다. 통인하면 떠오르는 건 애교스럽고 귀여운 빨간색의 민화 호랑이와 까치 마크가 그려진 색다른 로고다.

1992년 조리읍 등원리에 설립한 통인안전보관(주)은 국내에서는 최초로 기업의 문서보관을 전문으로 위탁 보관해주는 회사로 동종업계에서 전국 1위를 마크하고 있다.

수많은 서류를 사무실에서 보관하면 도난이나 화재의 위험에서 안전하게 지킬 수 있으며 공간 활용도가 높아져 문서보관을 이용하는 회사가 중가하는 추세로 통인안전보관(주)을 이용하는 은행, 기업이 현재 250곳, 보관 박스가 무려 144만개에 달한다.

보관을 맡긴 고객의 서류 사용이 빈번하고 컴퓨터에서 실시간 자료검색 및 확인이 필요할 경우, 문서를 스캔해 보조기억장치에 저장과 활용이 가능하며 스캔된 문서는 이미지파일로 전환해 통인 서버를 통해 고객이 다운로드 할 수 있게 하는 서비스가 ‘스캐닝&미디어 보관’이다.

이는 회사 건물에 중요한 자료의 백업디스켓, MF필름을 보관할 경우, 원본과 사본이 동시에 피해를 입는 사례를 방지하기 위해 전문보관업체에 위탁 보관함으로써 중요한 데이터 안전을 확보하는 일이기도 하다.

통인안전보관(주)은 위탁받은 자료*서류를 견고한 내화파일금고(800도 이상에서 한 시간 이상 보호) 보관하며 출고 요청 시, 특별개조 내장 탑차로 2시간(서울지역) 이내 운*배송하는 신속한 시스템이 자랑이다. 탑차는 특별보안장치 및 시스템을 적용, 운전석 문 열림 방지와 소화기 비치, 전 차량 GPS추적 장치가 탑재돼 있어 이동경로 추적이 확보돼 있다.

특히 업무 담당자 보관서약서 작성날인(퇴사 후에도 효력), 취급담당자 지정 운영하는 보안 안정성과 시설에 건물 출입인원 통제, CC-TV 설치 녹화(90일), 출입문 내*외부 동작 센서부착, 동종업체 간 동일한 서고 보관 금지 등 보안시스템에 만전을 기하고 있다.

화재 방지에 철저를 기하기 위해 문서고 내에 노출전기배관을 설치하고 열감지기 가동, 연기 감지기, 분말확산소화기, 전기배전반 Co2 소화기를 각각 비치해두고 있다. 연 12회 정기점검과 국가공인방화2급 관리자를 운용하고 습도와 온도 관리에 100% 안전성과 사고율 제로를 자랑하고 있다.

아울러 문서보관에서는 서류 입고부터 폐기까지 바코드 운용(자동으로 전산 입력(입출고 문서), 전산으로 문서위치 관리)과 맞춤형 서비스를 제공하고 있어 복잡한 절차 없이 인터넷으로 어디서든 편리하게 개인 계정을 통해 안전성이 확보된 자료를 활용할 수 있다.

통인안전보관(주)만의 노하우를 갖고 있는 문서보관관리는 보관 Rack 시설 설치와 함께 문서 보관이 장시간으로 활용될 경우를 대비해 양질의 박스사용과 소독방역을 실시하고 있으며 도난방지 자체보험에 가입해 고객 안전에 최선을 다하고 있다.

철저한 보안문서 폐기 시스템 운영

보안문서의 관리 부실이 결국 기업의 중요한 정보유출의 원인이 되면서 통인안전보관(주)은 보안과 친환경을 확보한 문서폐기 시스템이 주목받고 있다.

일반문서와 수표 및 유가증권, 카드 및 디스켓이 대상인데 사무실에서 다량의 문서가 연간 발생하고 폐기해야 할 경우, 사무용 파쇄기를 보통 사용한다. 이때 파쇄에 소요되는 시간, 소음, 먼지가 발생하고 업무효율성 저하와 적재 공간 부족, 정보유출의 위험성까지 있다.

통인안전보관(주)은 보관서류 폐기, 대량입고 폐기, 콘솔정기 폐기, 현장파쇄 폐기 등의 서비스로 기업의 고민을 해결해주며 비용도 자체 내에서 처리할 경우보다 1/3 수준에 불과하다.

고객사에서 요청이 들어오면 초정밀 파쇄기로 문서조합이 불가능하게 파쇄 압축한 후 재활용 회사로 이송, 용해 재활용되고 고객사에 폐기증명서, 폐기각서, 사진자료를 보내 결과를 통보한다. 폐기물의 소각이나 매립으로 인한 자원 낭비가 없는 친환경 시스템은 고객사의 큰 환영을 받고 있다.

보안문서폐기 시스템을 이용하는 금융권, 회계법인, 메디컬, 공인자격증 인증협회 등 고객사는 250개 거래업체 중 국내사가 80여개이고 외국인회사가 160여개나 될 정도로 외국 업체의 이용률이 높다.

귀중한 문서의 안전보관에서 폐기에 이르기까지 통인안전보관(주)은 철저한 시스템을 통한 관리로 현재 5.215일째 무사고, 무재해를 기록하고 있다.